Videointervjuu kutse näidis: 5 valmis kirja värbajale

Hea videointervjuu kutse ütleb kandidaadile kolme lausega, mis ametikoht see on, millal ja kus intervjuu toimub ning mida ta peab ette valmistama. All on viis näidist, mida võid kohe kopeerida: kutse reaalajas videointervjuule, kutse salvestatud intervjuule, kinnituskiri koos lingiga, meeldetuletus ja kiri uue aja kokkuleppimiseks. Lisaks leiad kontrollnimekirja, teemaridade näited ja nõuanded, et kandidaat ei jääks kutse peale küsimustega ootama.

Lühidalt

• Kutse tuum: ametikoht, intervjuu eesmärk, kuupäev ja kellaaeg koos ajavööndiga, kestus, platvorm ja kontakt, kelle poole tehnilise mure korral pöörduda.
• Reaalajas intervjuu puhul paku 4 kuni 6 ajavalikut ja saada link alles kinnituskirjas, kui aeg on kokku lepitud.
• Salvestatud intervjuu puhul anna tähtaeg, küsimuste arv, vastamise aeg ja harjutusküsimuse olemasolu.
• Meeldetuletus 24 tundi enne vähendab mitteilmumisi ja tehnilisi tõrkeid.
• Ligipääsetavus: kirjuta kutsesse, kuidas kandidaat saab küsida kohandusi või lisaaega.

Sisukord

• Mida hea videointervjuu kutse sisaldab
• Teemarida, mis avatakse
• Näidis 1: kutse reaalajas videointervjuule
• Näidis 2: kutse salvestatud videointervjuule
• Näidis 3: kinnituskiri koos lingiga
• Näidis 4: meeldetuletus päev enne
• Näidis 5: uue aja pakkumine
• Reaalajas või salvestatud: mis kutses erineb
• Kuidas teha kutse selgeks ja ligipääsetavaks
• Salvestamine ja andmekaitse kutses
• Meie vaade
• Kui kutseid on kümneid
• Korduma kippuvad küsimused
• Allikad

Mida hea videointervjuu kutse sisaldab

Kandidaat loeb kutset tihti telefonist, kiiresti ja mitu korda. Kui midagi olulist puudub, kirjutab ta tagasi või, mis veel hullem, jääb lihtsalt tulemata. Allolev tabel on kontrollnimekiri, millest iga kutse läbi lasta enne saatmist.

Riietuse kohta piisab ühest lausest, näiteks “riietu nii, nagu tuleksid meie kontorisse”. Kui kaamera peab olema sees, ütle seda kutses otse: siis valib kandidaat vaikse ruumi ja rahuliku tausta juba enne kõnet.

Teemarida, mis avatakse

Teemarida otsustab, kas kiri avatakse samal päeval. Pane sinna ettevõtte nimi, sõna “videointervjuu” ja ametinimetus. Väldi üldisi teemaridu nagu “Teie kandideerimine” või “Info”.

Näited:

• Videointervjuu kutse: müügijuht, [Ettevõte]
• [Ettevõte] | Kutse videointervjuule, klienditeenindaja ametikoht
• Vali aeg videointervjuuks: tarkvaraarendaja, [Ettevõte]
• Salvestatud videointervjuu: [ametikoht], vasta hiljemalt [kuupäev]
• Kinnitus: videointervjuu [kuupäev] kell [kellaaeg], [Ettevõte]

Näidis 1: kutse reaalajas videointervjuule

See on kõige levinum olukord: värbaja ja kandidaat kohtuvad videokõnes. Paku mitu ajavalikut korraga, et kokkulepe sünniks ühe vastusega.

Teema: Videointervjuu kutse: [ametikoht], [Ettevõte]

Tere, [Kandidaadi nimi]!

Aitäh, et kandideerisid [Ettevõte] ametikohale [ametikoht]. Olen [Sinu nimi], [Sinu ametikoht]. Sinu kogemus [konkreetne oskus või projekt CV-st] jäi meile silma ja sooviksime Sinuga lähemalt tuttavaks saada.

Kutsume Sind videointervjuule, mis kestab umbes 45 minutit. Intervjuul osalevad [nimi, ametikoht] ja [nimi, ametikoht]. Räägime Sinu kogemusest, ametikoha ülesannetest ja vastame Sinu küsimustele.

Palun vali üks sobiv aeg (kõik ajad on Eesti aja järgi):

• esmaspäev, [kuupäev], kell 10.00
• esmaspäev, [kuupäev], kell 14.00
• teisipäev, [kuupäev], kell 11.00
• kolmapäev, [kuupäev], kell 9.30
• neljapäev, [kuupäev], kell 15.00

Intervjuu toimub keskkonnas [platvorm]. Rakendust pole vaja alla laadida, piisab arvutist, millel on kaamera ja mikrofon. Saadan lingi kinnituskirjaga, kui oled aja valinud.

Kui ükski aeg ei sobi, kirjuta mulle ja leiame uue. Kui vajad intervjuuks kohandusi või lisaaega, anna samuti teada.

Ootan Sinu vastust hiljemalt [kuupäev].

Parimate soovidega [Sinu nimi] [Ametikoht], [Ettevõte] [Telefon] | [E-post]

Mida muuta: kestus, osalejad ja platvorm vastavalt protsessile. Kui kandidaat elab teises riigis, lisa ajale ka tema ajavöönd või kasuta ajavalikutööriista, mis näitab aega tema kohaliku kella järgi.

Näidis 2: kutse salvestatud videointervjuule

Salvestatud ehk asünkroonse intervjuu puhul ei toimu vestlust reaalajas: kandidaat avab lingi ja salvestab oma vastused heli või videona siis, kui talle sobib. Seetõttu peab kutse selgitama rohkem: mitu küsimust tuleb, kui palju on aega mõtlemiseks ja vastamiseks ning kas vastust saab uuesti salvestada. Pikemalt kirjeldame formaati juhendis asünkroonsed videointervjuud.

Teema: Salvestatud videointervjuu: [ametikoht], vasta hiljemalt [kuupäev]

Tere, [Kandidaadi nimi]!

Aitäh Sinu huvi eest [Ettevõte] ametikoha [ametikoht] vastu. Järgmine samm on lühike salvestatud videointervjuu, mille saad teha endale sobival ajal.

Kuidas see käib:

• Intervjuus on [arv] küsimust, mis puudutavad Sinu kogemust ja ametikoha ülesandeid.
• Iga küsimuse juures on [arv] sekundit mõtlemisaega ja kuni [arv] minutit vastamiseks.
• Alguses on harjutusküsimus, mida ei hinnata. Soovitame selle kindlasti läbi teha.
• Kokku kulub umbes [arv] minutit.

Link intervjuule: [link] Tähtaeg: [kuupäev] kell [kellaaeg] (Eesti aja järgi)

Vajad arvutit või nutitelefoni, millel on kaamera, mikrofon ja stabiilne internetiühendus. Soovitame vaikset ja hästi valgustatud ruumi.

Kui tähtaeg ei sobi, tekib tehniline probleem või vajad lisaaega või muud kohandust, kirjuta mulle aadressil [e-post].

Edu! [Sinu nimi] [Ametikoht], [Ettevõte]

Mida muuta: kui vastust ei saa uuesti salvestada, ütle see kutses ausalt välja. Üllatus intervjuu keskel tekitab rohkem stressi kui teadmine ette.

Näidis 3: kinnituskiri koos lingiga

Kui kandidaat on reaalajas intervjuu aja valinud, saada kinnitus kohe, mitte järgmisel päeval. See kiri on koht, kus on link, sisselogimisandmed ja varuplaan.

Teema: Kinnitus: videointervjuu [kuupäev] kell [kellaaeg], [Ettevõte]

Tere, [Kandidaadi nimi]!

Aitäh! Kinnitan Sinu videointervjuu:

• Aeg: [nädalapäev], [kuupäev], kell [kellaaeg] (Eesti aja järgi)
• Kestus: umbes 45 minutit
• Osalejad: [nimed ja ametikohad]
• Link: [link]
• Koosoleku ID ja parool: [vajadusel]

Palun ühine 2 kuni 3 minutit varem ja hoia kaamera sisse lülitatud. Kui ühendus katkeb, helistan Sulle numbrile [kandidaadi number]. Kui Sul tekib probleeme enne intervjuud, helista mulle numbril [Sinu number].

[Kui oodatakse esitlust või ülesannet:] Palun valmista ette [kirjeldus], kuni [arv] minutit. Ekraani jagamise võimalus on olemas.

Lisasin kutse ka kalendrisse. Kohtumiseni!

[Sinu nimi]

Näidis 4: meeldetuletus päev enne

Meeldetuletus 24 kuni 48 tundi enne intervjuud annab kandidaadile aega tehnika läbi proovida. Hoia see lühike.

Teema: Meeldetuletus: homme kell [kellaaeg] videointervjuu, [Ettevõte]

Tere, [Kandidaadi nimi]!

Tuletan meelde, et meie videointervjuu toimub homme, [kuupäev], kell [kellaaeg] (Eesti aja järgi).

Link: [link]

Soovitame täna läbi proovida kaamera, mikrofoni ja internetiühenduse. Kui midagi ei tööta, anna teada ja leiame lahenduse.

Kohtumiseni! [Sinu nimi]

Salvestatud intervjuu puhul saada meeldetuletus neile, kes pole veel vastanud, umbes 24 tundi enne tähtaega.

Näidis 5: uue aja pakkumine

Aeg ei sobi alati kummalegi poolele. Kui pead ise intervjuu edasi lükkama, vabanda ja paku kohe uusi aegu. Kui kandidaat palub uut aega, vasta sõbralikult ja kiirelt.

Teema: Uus aeg videointervjuuks: [ametikoht], [Ettevõte]

Tere, [Kandidaadi nimi]!

[Varian 1:] Kahjuks peame kokkulepitud aja [kuupäev] kell [kellaaeg] muutma, vabandan ebamugavuse pärast. [Variant 2:] Aitäh, et andsid teada, et pakutud aeg Sulle ei sobi.

Siin on uued valikud (Eesti aja järgi):

• [nädalapäev], [kuupäev], kell [kellaaeg]
• [nädalapäev], [kuupäev], kell [kellaaeg]
• [nädalapäev], [kuupäev], kell [kellaaeg]

Kui ka need ei sobi, kirjuta, millised päevad ja kellaajad Sulle järgmisel nädalal sobivad, ja kohandame.

Parimate soovidega [Sinu nimi]

Kui hilined ise intervjuule kas või viis minutit, anna sellest kandidaadile enne teada. Väike viisakus jätab ettevõttest parema mulje kui suurimgi tööpakkumise kirjeldus.

Reaalajas või salvestatud: mis kutses erineb

Mõlemal formaadil on oma koht. Reaalajas intervjuu sobib lõppvooru ja rollidesse, kus suhtlus on põhitöö. Salvestatud intervjuu sobib eelvooru, kui kandidaate on palju või nad on eri ajavööndites. Kumba ja millal kasutada, arutame lähemalt artiklis videointervjuu vs telefoniskriin.

Kuidas teha kutse selgeks ja ligipääsetavaks

Kutse on esimene kogemus, mille kandidaat sinu värbamisprotsessist saab. Kandidaadid kujundavad ettevõttest arvamuse selle järgi, kuidas see värbab, ja halvasti kujundatud salvestatud intervjuu võib panna tugeva kandidaadi pakkumisest loobuma.

Kanada avaliku teenistuse komisjoni videohindamise juhend soovitab anda kandidaatidele selged juhised, aega ettevalmistuseks ja tehnika testimiseks ning võimaluse küsida kohandusi. Sama juhend märgib, et ilma piisava ettevalmistuseta võivad välised kandidaadid jääda ebasoodsamasse olukorda kui majasisesed, sest nad ei tunne organisatsiooni sõnavara. Praktikas tähendab see: kirjuta kutse tavakeeles, ilma sisemiste lühendite ja tiiminimedeta.

Sama asutuse kallutatuse ja takistuste vähendamise juhend rõhutab, et hindamine peaks laskma kandidaadil oma võimeid näidata ilma takistusteta, näiteks lisaaja ja mõistlike kohanduste abil. Kutses tähendab see ühte lauset: “Kui vajad intervjuuks kohandusi, näiteks lisaaega või subtiitreid, anna meile teada.”

Veel mõned praktilised nipid:

• Üks kiri, üks tegevus. Kandidaat peab teadma, mida temalt oodatakse: vali aeg, ava link või kinnita.
• Nädalapäev ja kuupäev koos. “Teisipäev, 12. november” on raskem valesti lugeda kui ainult kuupäev.
• Arvuti soovitus. Kui intervjuus on ekraani jagamine või pikemad vastused, soovita arvutit telefoni asemel.
• Viide ettevalmistusele. Kandidaadi võid suunata Töötukassa karjääriportaali soovituste juurde kandideerimisvestluseks või meie juhendisse kandidaadikogemusest videointervjuus.
• Ühtne mall kõigile. Kui kõik kandidaadid saavad sama info, on ka võrdlus õiglasem. Sellest kirjutame pikemalt juhendis kallutatuse vähendamine värbamisel.

Salvestamine ja andmekaitse kutses

Kui intervjuu salvestatakse, peab kandidaat seda teadma enne, kui ta kaamera sisse lülitab. Kirjuta kutsesse lühidalt, et intervjuu salvestatakse, kes salvestist näeb, milleks seda kasutatakse ja kui kaua seda säilitatakse, ning lisa link oma privaatsusteatele.

Näidislause: “Intervjuu salvestatakse, et värbamismeeskond saaks vastused üle vaadata. Salvestist näevad ainult värbamisega seotud inimesed ja see kustutatakse [aeg] pärast värbamise lõppu. Täpsem info: [link privaatsusteatele].”

Milliseid nõudeid värbaja peab Euroopa Liidus täitma, kirjeldame juhendis GDPR videointervjuus. Tehnilise poole leiad artiklist videointervjuu salvestamine. Kui sa pole kindel, kas sinu privaatsusteade katab videosalvestised, küsi üle oma andmekaitsespetsialistilt või juristilt enne esimese kutse saatmist.

Meie vaade

Kutse on värbamise kõige alahinnatum dokument. Näeme sageli, et ettevõte investeerib tööpakkumise kuulutusse ja intervjuu küsimustesse, aga kutse kirjutatakse viie minutiga. Tulemus on segadus, mitteilmumised ja kirjavahetus, mis võtab päevi.

Meie kogemus ütleb, et kõige suurem ajakulu ei ole intervjuu ise, vaid kõik selle ümber: aegade kokkuleppimine, meeldetuletused, ümberplaneerimine. Kui kandidaate on kümneid või sadu, ei jõua ükski värbaja seda käsitsi teha nii, et iga kandidaat saaks sama selge ja sõbraliku kogemuse.

Seepärast ehitasime Resyme platvormi nii, et kandidaat saab ühe lingi ja teeb intervjuu talle sobival ajal. Küsimused on kohandatud valdkonnale ja ametikohale, rohkem kui 20 erialal, ja põhinevad käitumuslikel näidetel. Värbaja saab tagasi salvestised, transkriptsioonid ja aruande, kus kandidaate saab võrrelda samadel alustel. Lisaks kontrollime, kas intervjuu vastused on kooskõlas CV ja LinkedIni profiiliga.

Hea kutse ja hea intervjuu käivad käsikäes. Kui kutse on selge ja protsess kandidaadile mugav, saad paremad vastused ja sinu aeg läheb parimate kandidaatidega rääkimisele, mitte kalendri sobitamisele.

Raul

Kui kutseid on kümneid

Kui värbad korraga mitmele ametikohale või kandidaate on rohkem, kui jõuad helistada, saab eelvooru intervjuu automatiseerida. Resyme saadab kandidaadile lingi tehisintellekti juhitud videointervjuule, mis on kohandatud ametikohale, ning tagastab sulle salvestised, transkriptsioonid ja kandidaatide järjestuse aususe, teadmiste ja oskuste järgi.

Alustada saad tasuta paketiga, milles on piiratud arv intervjuusid. Ettevõtetele on Company pakett hinnaga 599 € kuus ja Company intervjuu 5,99 € intervjuu kohta. Personaliagentuuridele on Agency pakett 4500 € kuus ja Agency intervjuu 4,50 € intervjuu kohta. Saadaval on ka maksmine kasutuse järgi ja Enterprise lahendus suurklientidele. Vaata pakette ja proovi Resyme tasuta paketti. Kuidas automatiseerimist samm-sammult käivitada, kirjeldame juhendis intervjuu automatiseerimine värbamises, ja suurte mahtude jaoks artiklis massvärbamine videointervjuuga.

Korduma kippuvad küsimused

Kui palju aega peaks kandidaadil olema kutsele vastamiseks?

Reaalajas intervjuu puhul on mõistlik 2 kuni 3 tööpäeva, et kandidaat saaks oma kalendrit vaadata. Salvestatud intervjuu puhul anna tavaliselt 3 kuni 5 päeva, et ka töötav kandidaat leiaks rahuliku hetke. Kirjuta tähtaeg kutsesse koos kellaaja ja ajavööndiga.

Kas videointervjuu kutse võib saata SMS-iga?

SMS sobib meeldetuletuseks või lühiteavituseks, et kutse on e-postis. Kõik olulised üksikasjad, nagu link, aeg, platvorm ja privaatsusteave, peaksid olema e-kirjas, mida kandidaat saab hiljem uuesti avada. Massvärbamisel kasutatakse sageli mõlemat koos.

Mida teha, kui kandidaat ei vasta kutsele?

Saada üks lühike meeldetuletus umbes kaks päeva pärast esimest kirja. Kui vastust ikka ei tule, võid eeldada, et kandidaat on loobunud, ja märkida selle oma värbamissüsteemis. Viisakas lõpukiri jätab ukse lahti tulevasteks pakkumisteks.

Kas kutses peab mainima, et intervjuud hindab tehisintellekt?

Jah, ütle seda selgelt. Kandidaat peab teadma, kuidas tema vastuseid töödeldakse ja kes otsuse teeb. Läbipaistvus suurendab usaldust ja aitab kandidaadil ka paremini valmistuda.

Allikad

• How to land a job when companies have shifted to virtual hiring, The Conversation
• Module 1: Video Assessment, Public Service Commission of Canada
• Guide to Mitigating Biases and Barriers in Assessment, Public Service Commission of Canada
• Kandideerimisvestlus, Minukarjäär (Eesti Töötukassa)

Soovitused

• Asünkroonsed videointervjuud: juhend kandidaadile ja
• Videointervjuu küsimused: näited, küsimuste pank ja
• Videointervjuu salvestamine: tehniline juhend värbajale
• Massvärbamine videointervjuuga: praktiline juhend kiiremaks