Skip to content
    ← Tagasi blogisse

    Kandidaatide identiteedi kontroll värbamisel: praktiline juhend

    Kandidaatide identiteedi kontroll tähendab, et sa veendud kolmes asjas: inimene on päriselt olemas, sinuga suhtleb just tema ja see, mida ta enda kohta väidab, peab paika. Kaugvärbamises ei piisa enam sellest, et CV on korralik ja videokõnes on keegi näha. Selles juhendis näitame, millised kontrollid päriselt töötavad, kuidas neid järjestada nii, et head kandidaadid ei peletu, ja mida peab silmas pidama andmekaitse ning EL-i tehisintellekti määruse vaates.

    Resyme
    Hinda kandidaatide väiteid põhjalikumalt
    Resyme kasutab kohandatud tehisintellektiintervjuusid, et kontrollida kandidaatide väiteid ja aidata värbajatel teha täpsemaid valikuid.
    Tutvu Resymega

    TL;DR

    • Identiteedi kontroll värbamisel on kihiline: dokumendi või e-identiteedi kontroll vastab küsimusele „kes sa oled?“, intervjuu ja ristkontroll küsimusele „kas su väited on tõesed?“.
    • Eesti kandidaatide puhul on lihtsaim tee ID-kaart, Mobiil-ID või Smart-ID; välismaa kandidaatidele sobib varuvariandina dokumendi ja näopildi võrdlus.
    • Teadmistepõhised kontrollküsimused (näiteks „mis oli su eelmise kodu aadress?“) ei ole usaldusväärne isikutuvastus, sest need andmed on lekete kaudu kergesti kättesaadavad.
    • Sama inimene peab olema kogu protsessi vältel: esimesest intervjuust lepingu allkirjastamise ja esimese tööpäevani.
    • Kui kasutad tehisintellekti, jäta lõppotsus inimesele ja dokumenteeri, kes punased lipud üle vaatas.

    Sisukord

    Mida identiteedi kontroll värbamisel tegelikult hõlmab

    Paljud värbajad mõtlevad identiteedi kontrollist kui ühest sammust: vaatad passi üle ja asi korras. Tegelikult on värbamises vähemalt neli eri küsimust, ja igaühele vastab erinev tööriist.

    1. Kas see inimene on olemas? Digitaalse identiteedi maailmas nimetatakse seda isikusamasuse tõendamiseks (identity proofing). SpruceID selgituse järgi on see protsess, millega kontrollitakse, kas inimene on see, kes ta väidab end olevat, enne kui talle midagi usaldatakse. Värbamises on see „miski“ ligipääs ettevõtte süsteemidele, klientidele ja palgale.

    2. Kas minuga suhtleb sama inimene? Kandidaat võib olla täiesti päris, aga intervjuul vastab keegi teine. Või läbib tehnilise ülesande sõber. See on kaugvärbamise kõige alahinnatum risk.

    3. Kas tema väited on tõesed? Tööstaaž, ametinimetused, tehtud projektid ja oskused. Siin ei aita ükski dokument, sest pass ei ütle midagi selle kohta, kas inimene juhtis tõesti kümneliikmelist tiimi.

    4. Kas tal on õigus seda tööd teha? Näiteks tööluba, kutsetunnistus või juhiluba. See on omaette kontroll, mille nõuded sõltuvad riigist ja ametikohast.

    Kui hoiad need neli küsimust lahus, on palju lihtsam otsustada, millist kontrolli millal teha ja kui palju kandidaadilt küsida.

    Kus identiteet värbamisprotsessis kõige sagedamini libiseb

    Pettus ei ole tavaliselt üks suur vale, vaid väike nihe kohas, kus keegi ei vaata. Need on tüüpilised kohad, kus kontroll katkeb.

    Esimene sõel ilma näota. Kui esimene vestlus toimub ainult telefoni teel või kirja teel, ei ole hiljem millegagi võrrelda. Videointervjuu loob esimese võrdluspunkti: nägu, hääl, kõnemaneer.

    Erinevad inimesed eri voorudes. Kandidaat, kes oli esimeses voorus ladus ja enesekindel, on teises voorus märgatavalt teistsugune. Mõnikord on põhjus närv, mõnikord on see lihtsalt teine inimene. Salvestatud intervjuu aitab seda hiljem rahulikult võrrelda, mitte mälu järgi oletada.

    Kokkusobimatud jäljed. CV ütleb üht, LinkedIn teist, vastused intervjuul kolmandat. Üksikult on igaüks usutav, koos tekitavad küsimusi. Sellest, kuidas neid vastuolusid süsteemselt otsida, kirjutasime pikemalt juhendis CV ja LinkedIni ristkontrollist.

    Väline abi reaalajas. Kandidaat loeb vastuseid ekraanilt, keegi sosistab taustal või tekst tuleb tehisintellekti tööriistast. Tüüpilised märgid on pausid enne iga vastust, silmade liikumine ühele küljele ja vastused, mis on sisult õiged, aga ei kannata ühtegi täpsustavat küsimust. Rohkem näiteid leiad juhendist kandidaadi valetamise märkidest.

    Allkirjastamise ja esimese päeva vahe. Kõige kallim viga juhtub siis, kui leping on sõlmitud ja kontroll lõpetatud. Kui esimesel tööpäeval ilmub kohale keegi, kes ei vasta intervjueeritule, on probleem juba palgalehel.

    Kontrollimeetodid kõrvuti

    Ükski meetod ei kata kõiki nelja küsimust. Allolev tabel näitab, mida iga meetod päriselt tõendab ja millal seda kasutada.

    Meetod Mida tõendab Tugevus Nõrkus Millal kasutada
    E-identiteet (ID-kaart, Mobiil-ID, Smart-ID) Isik on olemas ja kontrollib oma tunnuseid Kandidaadile tuttav, vähe vaeva Toimib vaid neil, kellel see e-identiteet on Eesti kandidaadid, lepingu allkirjastamine
    Dokument ja näopildi võrdlus Dokument on päris ja kuulub sellele inimesele Sobib rahvusvahelistele kandidaatidele Biomeetria tõttu ranged andmekaitsenõuded Välismaa kandidaadid, kaugtöö
    Videointervjuu salvestusega Sama inimene läbib kõik voorud Loob võrdluspunkti kogu protsessiks Ei tõenda üksi ametlikku isikut Igas voorus alates esimesest sõelast
    CV ja LinkedIni ristkontroll Väidete kooskõla Paljastab paisutatud staaži ja rollid Ei näe seda, mida pole kuhugi kirja pandud Enne intervjuud ja selle käigus
    Valdkonnapõhised süvaküsimused Oskused vastavad väidetele Raske ette valmistada või edasi anda Vajab head küsimustikku Esimene või teine voor
    Soovitajad Töökäitumine eelmises kohas Annab konteksti Soovitajat on võimalik ka „korraldada“ Lõppvoor, kandidaadi nõusolekul
    Teadmistepõhised kontrollküsimused Praktiliselt mitte midagi Lihtne Vastused on lekete kaudu kättesaadavad Ära kasuta isikutuvastuseks

    Miks kontrollküsimused ei tõenda isikut

    Küsimused nagu „mis on su ema neiupõlvenimi?“ või „millises pangas sul on konto?“ tunduvad turvalised, aga need ei ole seda. USA standardiasutuse NIST digitaalse identiteedi juhis SP 800-63A ei soovita teadmistepõhist kontrolli isikutuvastuseks, sest andmelekete tõttu on selline info laialt kättesaadav. Sama juhendi järgi nõuab kaugelt tehtav tõendamine tugevaid tõendeid, näiteks ühte „tugevat“ või kahte „rahuldavat“ dokumenti. Värbaja jaoks on õppetund lihtne: kontrolli dokumenti ja inimest, mitte seda, mida ta mäletab.

    Usaldustasemed: kui põhjalik peab kontroll olema

    NIST jagab isikutuvastuse usaldustasemeteks. Teine tase (IAL2) lubab kaugelt ja järelevalveta tõendamist, kolmas tase (IAL3) eeldab isiklikku kohtumist või järelevalvega kaugsessiooni ning kohustuslikku biomeetrilist sidumist. Värbamises ei pea iga ametikoht olema kolmandal tasemel. Klienditoe praktikandi ja raamatupidamissüsteemi administraatori kontroll võib ja peab erinema. Kui kirjeldad oma organisatsioonis, millist taset milline roll vajab, on hiljem lihtsam otsuseid põhjendada. Sellise praktikakirjelduse koostamiseks on MITRE avaldanud põhjad, mis on küll mõeldud tunnistuste väljastajatele, aga mille ülesehitust saab kasutada ka värbamisprotsessi dokumenteerimiseks.

    Kihiline kontroll samm-sammult

    Allolev järjekord on loodud nii, et kandidaat annab tundlikke andmeid alles siis, kui see on päriselt vajalik, ja et iga järgmine samm tugineb eelmisele.

    1. Määra roll ja risk. Enne kuulutust otsusta, kui palju ligipääsu roll annab: rahale, kliendiandmetele, koodile, füüsilistele ruumidele. Mida suurem ligipääs, seda põhjalikum kontroll.
    2. Kontrolli väiteid enne esimest kõnet. Võrdle CV-d ja avalikku profiili: ametinimetused, kuupäevad, ettevõtted. Märgi üles vastuolud, mida intervjuul täpsustada.
    3. Tee esimene sõel videos ja salvesta see. Nii saad võrdluspunkti, mille vastu järgmisi voorusid kontrollida. Asünkroonne videointervjuu sobib siia hästi, sest kandidaat saab vastata talle sobival ajal. Kuidas seda kandidaadi jaoks mugavaks teha, kirjeldame juhendis asünkroonsetest videointervjuudest.
    4. Küsi valdkonnapõhiseid süvaküsimusi. Päris kogemusega inimene oskab rääkida otsustest, vigadest ja kompromissidest. Keegi, kes on CV-d paisutanud, jääb tavaliselt teise-kolmanda täpsustava küsimuse juures hätta.
    5. Võrdle voorusid. Kas hääl, nägu, sõnavara ja teadmiste tase on samad? Kas vastused on kooskõlas varasemaga?
    6. Tõenda ametlik isik enne pakkumist. Eesti kandidaadil lase end tuvastada e-identiteediga, näiteks lepingu digiallkirjastamisel. Välismaa kandidaadi puhul kasuta dokumendi ja näopildi võrdlust. See jaotus vähendab kohalike kandidaatide jaoks tülikust, säilitades samal ajal turvalisuse rahvusvaheliste palkamiste puhul.
    7. Kontrolli tööõigust ja kutsetunnistusi. Nõuded sõltuvad riigist ja ametikohast, seega küsi need otse väljaandvast asutusest või registrist.
    8. Sulge ring esimesel tööpäeval. Veendu, et kohale tulnud inimene on see, keda intervjueerisid. See võtab minuti ja säästab kuude kaupa probleeme.
    9. Dokumenteeri. Pane kirja, mida kontrolliti, kes kontrollis ja mille põhjal otsus tehti. Seda on vaja nii vaidluse korral kui ka tehisintellekti kasutamise nõuete täitmiseks.

    Kui soovid näha, kuidas need kihid koos kaitsevad levinumate pettuseliikide eest, loe meie ülevaadet tööjõu pettustest ja kihilisest kaitsest.

    Kuidas hoida kandidaadikogemus heana

    Range kontroll ei pea tähendama kahtlustavat tooni. Ütle kandidaadile juba kuulutuses või esimeses kirjas, millised kontrollid protsessi kuuluvad ja miks: see on kõigile ühesugune samm, mitte isiklik umbusaldus. Ausad kandidaadid hindavad selgust, sest see näitab, et ettevõte suhtub värbamisse tõsiselt. Hoia tundlike andmete küsimine viimasteks sammudeks, paku välismaa kandidaatidele selge juhend dokumendikontrolli kohta ja anna teada, kui kaua andmeid säilitatakse. Kui hindamiskriteeriumid on kõigile samad ja ette teada, on ka tulemust lihtsam põhjendada; sellest räägime lähemalt juhendis objektiivsetest hindamiskriteeriumidest.

    Andmekaitse, biomeetria ja tehisintellekti määrus

    Identiteedi kontroll tähendab isikuandmete töötlemist ning mõnikord ka biomeetriliste andmete töötlemist. Siin tasub olla ettevaatlik, sest vead on kallid nii trahvide kui ka maine mõttes.

    Proportsionaalsus. Küsi ainult seda, mida ametikoht päriselt nõuab, ja alles siis, kui seda on vaja. Passi koopia kõigilt sajalt taotlejalt on liiga palju, kolmelt lõppvooru kandidaadilt on see põhjendatud.

    Biomeetria nõuab erilist hoolt. Suurbritannia andmekaitseasutus ICO rõhutab oma tehisintellekti ja biomeetria strateegias, et inimesed peavad saama usaldada, et organisatsioonid kasutavad neid tehnoloogiaid vastutustundlikult ja seaduse kohaselt. Praktikas tähendab see, et kandidaat teab, milleks tema näopilti kasutatakse, kui kaua seda hoitakse ja kuidas ta saab automaatse otsuse vaidlustada. Kui sa ei ole kindel, kas sinu lahendus vastab nõuetele, küsi enne kasutuselevõttu oma andmekaitsespetsialistilt või andmekaitsejuristilt. Videointervjuude andmekaitse kohta leiad konkreetse kontrollnimekirja meie juhendist andmekaitsest videointervjuus.

    Tehisintellekt värbamises on kõrge riskiga. EL-i tehisintellekti määruse III lisa loetleb kõrge riskiga süsteemide hulgas tehisintellekti, mida kasutatakse töötajate värbamiseks ja valikuks, sealhulgas taotluste filtreerimiseks ja kandidaatide hindamiseks. Euroopa Komisjoni ülevaade määrusest nimetab samuti tööhõive ja töötajate juhtimise tööriistu kõrge riskiga kasutusalade näitena. Selliste süsteemide puhul oodatakse riskihindamist, tegevuste logimist ja sisulist inimjärelevalvet.

    Biomeetrilise tuvastuse puhul veel rangemalt. Määruse inimjärelevalve sätte järgi ei tohi biomeetrilise kaugtuvastuse tulemuse põhjal otsust teha enne, kui vähemalt kaks pädevat inimest on tulemuse eraldi üle kontrollinud. Isegi kui sinu tööriist sellesse kategooriasse ei kuulu, on see hea mõõdupuu: automaatne „punane lipp“ on põhjus asja uurida, mitte kandidaati tagasi lükata.

    Kõige levinum eksiarvamus on, et automaatne kontroll vabastab inimese vastutusest. Vastupidi: aruanne iseenesest ei täida midagi, kui keegi pädev ei ole seda konteksti arvestades läbi vaadanud ja oma otsust kirja pannud.

    Meie vaade: identiteet ei lõpe passiga

    Me näeme värbajate töös iga päev, et kõige suurem lõhe ei ole selles, kas kandidaadi pass on ehtne. Enamasti on. Lõhe on selles, kas inimene, kelle pass on ehtne, on ka see, kes ta CV-s ütleb end olevat. Dokumendikontroll vastab küsimusele „kes?“, aga palgaotsus sõltub küsimusest „mida ta päriselt oskab ja kas ta räägib tõtt?“.

    Seepärast ehitasime Resyme intervjuud nii, et küsimused on kohandatud valdkonnale ja rollile. Meil on valdkonnapõhised küsimustikud enam kui 20 erialale, ja need on mõeldud selleks, et kandidaat räägiks oma päris kogemusest, mitte õpitud vastustest. Kui vastused ei klapi sellega, mida CV või LinkedIn väidab, märgime selle ära. Kõik salvestatakse heli, video ja transkriptina, nii et värbaja saab hiljem vaadata, mida täpselt öeldi, ja võrrelda voorusid omavahel.

    Me ei usu, et masin peaks kandidaadi üle kohut mõistma. Meie aruanne on värbaja tööriist: see näitab, kus tasub süvitsi küsida, ja võimaldab kandidaate võrrelda samadel alustel. Otsuse teeb inimene. Nii on see õiglane kandidaadi vastu, mõistlik ettevõtte jaoks ja kooskõlas sellega, kuhu Euroopa regulatsioon liigub.

    Ausatele kandidaatidele peab protsess olema lihtne. Kõige paremini kaitseb ettevõtet see kontroll, mida hea kandidaat isegi ei märka, sest ta lihtsalt räägib oma tööst.

    — Raul

    Kuidas Resyme sobitub sinu kontrolliprotsessi

    Resyme katab tabeli keskmised read: salvestatud videointervjuu, väidete ristkontrolli CV ja LinkedIni põhjal ning valdkonnapõhised süvaküsimused. Platvorm järjestab kandidaadid aususe, teadmiste ja oskuste alusel, analüüsib käitumismustreid ja koostab iga intervjuu kohta üksikasjaliku aruande koos pettusetuvastusega. Nii jõuavad sinu lauale ainult need, kellega tasub edasi rääkida, ja ametliku isikutuvastuse saad teha lõppvooru väikesele ringile.

    Alustada saab tasuta paketiga, milles on piiratud arv intervjuusid. Ettevõtte pakett maksab 599 € kuus ja intervjuu hind on 5,99 €; agentuuri pakett maksab 4500 € kuus ja intervjuu hind on 4,50 €. Kasutada saab ka intervjuupõhist tasu ilma kuutellimuseta, suurklientidele on eraldi Enterprise-lahendus. Paketid ja proovivõimaluse leiad Resyme avalehelt.

    KKK

    Mis vahe on kandidaadi identiteedi kontrollil ja taustakontrollil?

    Identiteedi kontroll tõendab, et inimene on see, kes ta väidab end olevat, ja et sama inimene läbib kogu protsessi. Taustakontroll uurib tema minevikku: töökohti, haridust, soovitajaid ja vajadusel muid ametikohaga seotud andmeid. Hea protsess teeb mõlemat, aga eri ajal ja eri põhjalikkusega.

    Milline on parim viis kandidaadi identiteeti kontrollida?

    Parim viis on kihiline: salvestatud videointervjuu kogu protsessi võrdluspunktina, väidete ristkontroll ja ametlik isikutuvastus enne pakkumist. Eesti kandidaatidel on lihtsaim lahendus e-identiteet, näiteks ID-kaart, Mobiil-ID või Smart-ID, välismaa kandidaatidel dokumendi ja näopildi võrdlus. Ühest meetodist üksi ei piisa.

    Kas ma võin kandidaadilt passi koopiat küsida?

    Küsi seda siis, kui see on ametikoha jaoks põhjendatud, ja alles protsessi lõpus, mitte kõigilt taotlejatelt. Selgita kandidaadile, milleks koopiat vajad, kui kaua seda hoiad ja kes sellele ligi pääseb. Kahtluse korral pea nõu oma andmekaitsespetsialistiga.

    Kas tehisintellekt võib kandidaadi automaatselt tagasi lükata?

    EL-i tehisintellekti määrus käsitleb värbamises kasutatavat tehisintellekti kõrge riskiga süsteemina, mille puhul on nõutud sisuline inimjärelevalve. Turvalisem ja õiglasem on kasutada automaatseid tulemusi märguandena, mille vaatab üle pädev inimene, ning otsus ja selle põhjendus dokumenteerida.

    Kuidas aru saada, et intervjuul vastab keegi teine?

    Võrdle salvestatud voorusid: nägu, häält, kõnemaneeri ja teadmiste taset. Esita täpsustavaid küsimusi kandidaadi enda kirjeldatud projektide kohta, sest neile on raske võõrana vastata. Lisavihjeid leiad meie juhendist pettuse tuvastamisest värbamisel.

    Allikad

    Soovitused