Skip to content
    ← Tagasi blogisse

    Kandidaatide eelsõelumine: kuidas valida kiiresti ja õiglaselt

    Kandidaatide eelsõelumine on värbamise etapp, kus kõigi kandideerijate seast valitakse välja need, keda tasub intervjuule kutsuda. Hästi tehtuna säästab see värbaja nädalaid ja jätab kandidaatidele mulje, et neid hinnati ausalt. Halvasti tehtuna jääb tugev kandidaat kõrvale, sest tema CV ei olnud piisavalt läikiv, ja edasi pääseb keegi, kelle CV-s polnud kõik tõsi. Selles juhendis näitame, kuidas panna paika kriteeriumid, valida sobiv meetod, tulla toime sadade avaldustega ja kontrollida, kas kandidaadi öeldu peab paika.

    Resyme
    Eelsõelu kandidaate kiiremini ja õiglasemalt
    Resyme kasutab tehisintellektil põhinevaid intervjuusid, et kontrollida kandidaatide ausust ja vähendada eelsõelumisele kuluvat aega.

    Lühidalt

    • Eelsõelumine jääb avalduste kogumise ja põhiintervjuu vahele: sobivuse kontroll, pikk nimekiri, lühike vestlus või test ning seejärel lühinimekiri.
    • Kriteeriumid tuleb kokku leppida enne kuulutuse avaldamist ja neid tuleb rakendada igale kandidaadile ühtmoodi, eelistatult hindamismaatriksi abil.
    • Struktureeritud küsimused, mis on seotud ametikoha pädevustega, annavad usaldusväärsema tulemuse kui vaba vestlus.
    • Esitatud info õigsust saab kontrollida juba eelsõelumisel, mitte alles pakkumise eel.
    • Automatiseerimine võtab värbajalt rutiini, kuid lõppotsus ja vastutus jäävad inimesele.

    Sisukord

    Kus eelsõelumine värbamises paikneb

    Eelsõelumine ei ole üks tegevus, vaid väike protsess omaette. Hea näide on Euroopa Investeerimisfondi värbamise teekaart: avaldusi kontrollitakse esmalt sobivuskriteeriumide alusel, nendest koostatakse pikk nimekiri ning sellele järgnevad telefonivestlus ja veebipõhine hindamine. Alles siis jõuab kandidaat paneeliintervjuule.

    Sarnaselt kirjeldab protsessi NHS Englandi värbamisjuhis: pärast konkursi sulgemist liiguvad sobivad avaldused lühinimekirja etappi, kus paneel hindab kandidaate, lükkab sobimatud tagasi ja kutsub valitud inimesed intervjuule.

    Praktikas jaguneb eelsõelumine kolmeks kihiks:

    1. Formaalne sobivus. Kas kandidaadil on hädavajalik: töötamisõigus, nõutud kvalifikatsioon, keeleoskus, valmisolek töötada asukohas või ajal, mida roll eeldab.
    2. Sisuline vastavus. Kui hästi vastavad kandidaadi kogemus ja oskused ametikoha pädevustele. Siin tekib pingerida.
    3. Esmane kontakt. Lühike vestlus, test või videointervjuu, mis kinnitab või lükkab ümber selle, mida paber lubas.

    Kõige suurem viga on hüpata otse kolmandasse kihti ilma kahe esimeseta. Siis kulub värbaja aeg vestlustele, mis oleksid pidanud ära jääma.

    Kriteeriumid enne kuulutust, mitte pärast

    Kui kriteeriumid sünnivad alles siis, kui avaldused on juba laual, hakkab hindaja neid märkamatult kohandama esimeste meeldinud kandidaatide järgi. Illinoisi ülikooli Chicago juhend hindamiskriteeriumide koostamiseks soovitab kriteeriumid paika panna enne kuulutuse avaldamist ja kaasata kogu valikukomisjon. Nii tulevad struktuursed eelarvamused nähtavale juba alguses ning maatriksist järjepidev kinnipidamine vähendab nii kognitiivset kui ka struktuurset kallutatust.

    Ka Eesti uurimuses on loogika sama. TalTechi lõputöös kandidaadi eelvaliku võimalustest kirjeldatud mudelis algab valik ametikoha profiili ja nõutud kompetentside määratlemisest, seejärel hinnatakse kandidaate testidega ja lõpuks võrreldakse nende omadusi ametikoha pädevustega.

    Kuidas kriteeriumid kirja panna

    • Eralda kohustuslik ja soovitav. Kohustuslik kriteerium välistab, soovitav annab punkte. Kui kõik on kohustuslik, ei jää kedagi alles.
    • Sõnasta kriteerium jälgitavalt. “Hea suhtleja” ei ole hinnatav. “On juhtinud vähemalt üht kliendiprojekti algusest lõpuni ja oskab kirjeldada, kuidas lahendas vaidluse kliendiga” on.
    • Määra kaal. Ära lase igal hindajal ise otsustada, kas viis aastat kogemust on olulisem kui konkreetne tööriist.
    • Kirjelda skaala. Mida tähendab 1, 3 ja 5 punkti? Ilma kirjelduseta annab üks hindaja kolm ja teine viis sama vastuse eest.

    Allpool on näide müügijuhi ametikoha lihtsast maatriksist.

    Kriteerium Liik Kaal 1 punkt 5 punkti
    B2B müügikogemus Kohustuslik 30% Alla 2 aasta Üle 5 aasta, oma kliendibaas
    Tehingu suurus Soovitav 20% Väikesed korduvtehingud Mitme osapoolega suurtehingud
    CRM-i kasutamine Soovitav 15% Ainult põhifunktsioonid Prognoosid ja raportid ise
    Läbirääkimisoskus Kohustuslik 25% Üldsõnaline vastus Konkreetne näide koos tulemusega
    Inglise keel Kohustuslik 10% Igapäevane suhtlus Läbirääkimised võõrkeeles

    Põhjalikumalt kirjutame kriteeriumide ülesehitusest oma juhendis objektiivsed hindamiskriteeriumid värbamisel.

    Eelsõelumise meetodid ja millal neid kasutada

    Ühtegi meetodit ei pea kasutama kõigi rollide puhul. Valik sõltub sellest, kui palju avaldusi tuleb, kui spetsiifilisi oskusi roll nõuab ja kui palju aega on värbajal.

    Meetod Sobib kõige paremini Tugevus Nõrkus
    CV ja avalduse läbivaatus maatriksi järgi Igale rollile esimese filtrina Kiire, odav Näitab ainult seda, mida kandidaat kirjutas
    Telefonivestlus Väike kandidaatide arv, ootuste täpsustamine Isiklik kontakt Võtab palju aega, raske võrrelda
    Oskuste- või sobivustest Tehnilised ja analüütilised rollid Mõõdab tegelikku oskust Pikk test peletab häid kandidaate
    Struktureeritud videointervjuu Suur kandidaatide hulk või spetsiifiline valdkond Kõigile samad küsimused, võrreldavad vastused Vajab läbimõeldud küsimusi
    Taustakontroll ja soovitajad Lühinimekiri, vastutusrikkad rollid Kinnitab fakte Aeglane, tehakse sageli liiga hilja

    Miks struktuur nii oluline on? Austraalia pealinnaterritooriumi avaliku teenistuse hindamismeetodite juhend määratleb struktureeritud intervjuu kui ette planeeritud, ametikoha pädevustega seotud küsimused, mille vastuseid hinnatakse eelnevalt kokku lepitud skaalal. Sama juhend peab seda kõige levinumaks ja kõige valiidsemaks intervjuuvormiks ning soovitab vabamat vestlust kasutada alles teise intervjuuna.

    Eelsõelumise jaoks tähendab see lihtsat reeglit: kui eesmärk on kandidaate võrrelda, peavad kõik vastama samadele küsimustele ja vastuseid tuleb hinnata sama skaala järgi. Vaba telefonivestlus, kus iga kandidaadiga räägitakse eri asjadest, annab värbajale muljed, mitte võrreldavad andmed.

    Kuidas tulla toime sadade avaldustega

    Kui ühele kuulutusele tuleb paarsada avaldust, ei ole mõistlik igaühega helistada. Siin on töövoog, mis töötab ka väikeses ettevõttes, kus personalitööd teeb juht ise.

    1. Pane kuulutusse välistavad nõuded selgelt kirja. Mida selgem kuulutus, seda vähem sobimatuid avaldusi.
    2. Lisa kandideerimisvormi 2 kuni 3 välistavat küsimust. Näiteks töötamisõigus, palgaootus ja alustamise aeg. Need sõeluvad välja suure osa ilma ühegi vestluseta.
    3. Hinda ülejäänud CV-d maatriksi järgi. Määra lävend, millest alates kandidaat liigub edasi, ja pea sellest kinni.
    4. Saada kõigile edasipääsenutele sama struktureeritud intervjuu. Video- või kirjalikus vormis saab kandidaat vastata endale sobival ajal ning värbaja vaatab vastused läbi siis, kui tal on aega.
    5. Koosta pingerida ja vali lühinimekiri. Võrdle kandidaate kriteeriumide kaupa, mitte üldmulje järgi.
    6. Anna kõigile tagasisidet. Ka äraütlemine on osa kandidaadikogemusest ja tööandja mainest.

    Automatiseerimine aitab eelkõige sammudes 2 kuni 5. TalTechi uurimuse kohaselt vähendab automatiseerimine värbajate administratiivset koormust ja jätab neile rohkem aega kandidaatidega suhtlemiseks ning lõplike otsuste tegemiseks. Kuidas seda Eesti oludes ellu viia, kirjeldame artiklis värbamise automatiseerimine Eesti HR-tiimides, intervjuuetapi kohta aga juhendis intervjuu automatiseerimine värbamises.

    Valeväidete märkamine juba eelsõelumisel

    CV on kandidaadi enda kirjutatud reklaam. Enamik kandidaate on ausad, kuid liialdatud ametinimetused, venitatud töösuhete kestused ja oskused, mida on kunagi vaid korra proovitud, on tuttav pilt igale värbajale. Mida hiljem see välja tuleb, seda kallim on viga.

    Klassikalised kontrolliviisid on teada. Indiana osariigi personaliameti taustakontrolli põhimõtete järgi saab kandidaadi andmeid kontrollida hariduse väljastanud asutuselt ja varasematelt tööandjatelt ning taustakontroll võib hõlmata hariduse, töökogemuse ja kriminaalajaloo kontrolli. Uus-Meremaa pettusevastane amet rõhutab, et töölevõtmiseelne kontroll vähendab pettuse ja korruptsiooni riski, kinnitades inimese isikut, sobivust ja võimekust. Sama amet soovitab mitte tugineda ainult kirjalikele soovitustele, vaid helistada soovitajale ja infot suuliselt täpsustada.

    Taustakontroll on aga aeglane ja seda tehakse tavaliselt alles lühinimekirjaga. Eelsõelumises saab teha kolme asja kiiremini:

    • Võrdle CV-d ja LinkedIni profiili. Erinevad kuupäevad, ametinimetused või tööandjad on põhjus küsida, mitte veel põhjus välistada. Loe lähemalt artiklist CV ja LinkedIni ristkontroll.
    • Küsi kogemuse kohta süvitsi. Kes on päriselt projekti juhtinud, oskab rääkida konkreetsetest otsustest, numbritest ja vigadest. Kes on seda vaid kõrvalt näinud, jääb üldsõnaliseks. Käitumispõhine küsimus “kirjelda olukorda, kus…” toob selle kiiresti esile.
    • Kontrolli, et intervjuul vastab sama inimene. Kaugvärbamisel on see üha olulisem; vaata juhendit kandidaatide identiteedi kontroll.

    Millal ja milliseid fakte kontrollida, kirjeldame täpsemalt artiklis CV faktikontroll värbamisel.

    Õiglane eelsõelumine ja eelarvamuste vähendamine

    Eelarvamus ei tähenda tingimata halba tahet. Värbaja, kes vaatab õhtul viiekümnendat CV-d, hindab seda teisiti kui hommikul esimest. Ühe ülikooli nimi tundub tuttavam kui teise. Pikk paus CV-s paneb kahtlustama, kuigi selle taga võib olla lapsehoolduspuhkus.

    Kõige tõhusam vastumürk on juba eespool kirjeldatud: kriteeriumid enne kuulutust, ühine arusaam nendest ja järjepidev maatriks. UIC juhend rõhutab just varajast investeeringut kriteeriumide ühisesse mõistmisse, sest see vähendab teadvustamata eelarvamuste mõju.

    Lisaks tasub:

    • Hinnata kandidaate kriteeriumide kaupa, mitte kandidaatide kaupa. Loe kõigi vastused esimesele küsimusele, seejärel teisele. Nii ei kandu ühe vastuse hea mulje üle järgmistele.
    • Peita esmasel läbivaatusel ebaolulised andmed, näiteks foto ja vanus, kui need ei ole rolli jaoks vajalikud.
    • Jälgida tulemusi. Aasia ja Vaikse ookeani piirkonna õigusjuhend tehisintellekti kasutamisest värbamisel soovitab kontrollida, kas värbamistulemused erinevad soo, vanuse või etnilise kuuluvuse lõikes. Sama põhimõte kehtib ka käsitsi tehtud eelsõelumise kohta.
    • Hoida protsess kandidaadi jaoks selge. Ütle ette, mitu etappi tuleb, kui kaua need kestavad ja millal ta vastuse saab.

    Rohkem praktilisi võtteid leiad juhendist kallutatuse vähendamine värbamisel.

    Andmekaitse ja tehisintellekt eelsõelumisel

    Eelsõelumine tähendab alati isikuandmete töötlemist: CV-d, kontaktandmed, videod ja hindamismärkmed. Euroopa Liidus kehtib selle kohta isikuandmete kaitse üldmäärus. Prantsusmaa andmekaitseasutus CNIL on oma värbamisjuhendis rõhutanud, et kogu kandidaatide andmete töötlemine värbamisel peab vastama üldmääruse nõuetele.

    Kui eelsõelumises kasutatakse automatiseeritud hindamist, tekib lisaküsimus: kes otsustab? Hollandi andmekaitseasutuse juhis automatiseeritud otsuste kohta värbamisel selgitab, et tähendusrikas inimlik sekkumine eeldab, et otsustajal on pädevus ja volitus süsteemi tulemusest kõrvale kalduda või seda muuta. Inimene, kes vaid kinnitab masina pingerida, ei ole sisuline sekkumine.

    Teine oluline punkt puudutab vastutust. Inhouse APAC-i analüüs juhib tähelepanu, et teenusepakkuja kinnitused ei vabasta tööandjat vastutusest: tööandja peab ise testima, kas algoritm kohtleb kandidaate õiglaselt, ja tulemused dokumenteerima.

    Praktiline kontrollnimekiri enne automatiseeritud eelsõelumise kasutuselevõttu:

    • teavita kandidaati, et intervjuud hinnatakse automaatselt, ja selgita, mida hinnatakse;
    • määra, kes andmeid näeb ja kui kaua neid säilitatakse;
    • jäta lõppotsus inimesele, kellel on õigus tulemust muuta;
    • kontrolli perioodiliselt, kas tulemustes ilmneb süstemaatilisi erinevusi.

    Kui töötad mitmes riigis, kontrolli iga riigi andmekaitseasutuse juhiseid, sest tõlgendused erinevad. Videointervjuu nõuetest kirjutame lähemalt artiklites GDPR videointervjuus ja andmekaitse videointervjuus. Kui kahtled, kas sinu protsess vastab nõuetele, küsi nõu andmekaitsespetsialistilt või tööõigusele keskendunud juristilt enne, kui esimesed kandidaadid intervjuu kutse saavad.

    Meie vaade: eelsõelumine peab kontrollima, mitte ainult filtreerima

    Meie kogemus värbajatega on, et eelsõelumise suurim probleem ei ole aeg, vaid usaldus. Värbaja võib kulutada tunde CV-de lugemisele ja jõuda siiski lühinimekirjani, kus pooled kandidaadid ei ole need, kelleks nad paberil paistsid. Märksõnadel põhinev filter teeb asja kiiremaks, kuid ei tee seda täpsemaks: see premeerib kandidaate, kes oskavad CV-d kirjutada, mitte neid, kes oskavad tööd teha.

    Seepärast usume, et eelsõelumise keskmes peaks olema intervjuu, mitte dokument. Kui iga kandidaat vastab samadele käitumispõhistele küsimustele, mis on koostatud just selle valdkonna ja rolli jaoks, saab värbaja võrrelda tegelikke vastuseid. Kui need vastused seotakse CV ja LinkedIni profiiliga, tulevad vastuolud välja enne, kui keegi on kulutanud tunni vestlusele.

    Teine põhimõte, millest me kinni peame: tehnoloogia annab värbajale parema aluse otsustamiseks, kuid otsustab inimene. Pingerida, aruanne ja märgitud vastuolud on tööriistad, mitte kohtuotsus. Ja kandidaat peab saama kogemuse, mis on selge, mugav ja lugupidav, sest ka see, keda tööle ei võeta, räägib oma kogemusest edasi.

    — Raul

    Kuidas Resyme eelsõelumist lihtsustab

    Resyme viib kandidaatidega läbi automatiseeritud videointervjuusid, mille küsimused on koostatud enam kui 20 eriala jaoks. Platvorm võrdleb vastuseid kandidaadi CV ja LinkedIni profiiliga, tuvastab võimalikke vastuolusid ja järjestab kandidaadid aususe, teadmiste ja oskuste alusel. Värbaja saab üksikasjaliku aruande koos helisalvestiste, videote ja transkriptidega ning näeb ka käitumismustrite analüüsi.

    Resyme

    Alustada saab tasuta paketiga, mis sisaldab piiratud arvu intervjuusid. Ettevõtte paketi hind on 599 € kuus, ühekordne ettevõtte intervjuu maksab 5,99 €. Personalibüroodele on agentuuri pakett hinnaga 4500 € kuus ning agentuuri intervjuu hind on 4,50 €. Suurklientidele on eraldi Enterprise-lahendus. Vaata pakette ja proovi esimesi intervjuusid Resyme lehel.

    Korduma kippuvad küsimused

    Mis vahe on eelsõelumisel ja eelvalikul?

    Igapäevakeeles kasutatakse neid sageli sünonüümidena. Kui vahet tehakse, tähendab eelsõelumine tavaliselt esimest filtrit, kus välistatakse kandidaadid, kes ei vasta kohustuslikele nõuetele, ja eelvalik laiemat etappi, mis lõpeb lühinimekirjaga. Mõlema eesmärk on jõuda intervjuule väiksema, kuid sobivama kandidaatide rühmaga.

    Kui palju kandidaate peaks eelsõelumisest edasi pääsema?

    Kindlat arvu ei ole, see sõltub rollist ja kandidaatide tasemest. Oluline on, et lävend tuleneks kriteeriumidest, mitte soovist jõuda kindla arvuni. Kui edasi pääseb liiga palju inimesi, on kriteeriumid ilmselt liiga laiad; kui peaaegu mitte keegi, on need liiga ranged või kuulutus jõudis valede inimesteni.

    Kas automatiseeritud intervjuu on kandidaadi suhtes õiglane?

    See on õiglane siis, kui kõik kandidaadid saavad samad küsimused, hindamise alused on selged ja lõppotsuse teeb inimene, kellel on õigus tulemust muuta. Kandidaati tuleb ette teavitada, et intervjuu salvestatakse ja seda hinnatakse. Paljud kandidaadid hindavad võimalust vastata endale sobival ajal, ilma telefonikõnet ootamata.

    Millal teha taustakontroll?

    Põhjalik taustakontroll, näiteks soovitajatele helistamine ja haridusdokumentide kontroll, tehakse tavaliselt lühinimekirja kandidaatidega või enne tööpakkumist. Eelsõelumises saab siiski kontrollida, kas CV, LinkedIni profiil ja intervjuuvastused omavahel kokku sobivad. Nii jõuavad taustakontrolli vaid need, kelle puhul see on tõesti vajalik.

    Kas väike ettevõte saab eelsõelumist korralikult teha ilma värbamissüsteemita?

    Saab küll. Piisab kirja pandud kriteeriumidest, lihtsast hindamistabelist ja ühest kohast, kuhu kõik avaldused koonduvad. Kõige rohkem aega võtab tavaliselt esmane vestlus, ja just selle saab asendada struktureeritud automatiseeritud intervjuuga, mida kandidaat teeb endale sobival ajal.

    Allikad

    Soovitused